Wenn eine persönlich geladene Partei oder ein Zeuge einen Gerichtstermin krankheitsbedingt nicht wahrnehmen kann, muss eine Entschuldigung vorgelegt werden. Meist wird dafür ein aussagekräftiges ärztliches Attest gefordert. Diese Atteste werden schlichtweg zur Prozessakte geheftet und sind darüber nicht nur dem Gericht, sondern auch Dritten zugänglich.
I. Rechtsrahmen
Ärztliche Atteste, die zur Begründung einer Terminsverschiebung vorgelegt werden, enthalten typischerweise detaillierte Angaben zur Art und Schwere einer Erkrankung sowie zur daraus resultierenden Verhandlungsunfähigkeit. Diese Informationen stellen Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 4 Nr. 15 DSGVO dar, also eine besondere Kategorie personenbezogener Daten, deren Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich verboten ist, sofern nicht eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO eingreift. Der EuGH betont, dass der Begriff der Gesundheitsdaten weit auszulegen ist und bereits dann erfüllt ist, wenn aus den Daten – auch nur indirekt – auf den Gesundheitszustand der betroffenen Person geschlossen werden kann.
II. Die Praxis bei PKH Unterlagen als Vorbild
Der Vergleich mit der Praxis bei Prozesskostenhilfe-Anträgen ist besonders aufschlussreich. Nach den bundeseinheitlichen Durchführungsbestimmungen zur Prozess- und Verfahrenskostenhilfe sind die Unterlagen über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse nicht in den laufenden Akten, sondern in einem besonderen Beiheft abzulegen. Vor der Versendung der Akten an Parteivertreter oder Behörden ist das PKH-Beiheft herauszunehmen und auf der Geschäftsstelle des Gerichts zu verwahren. Dies geschieht ausdrücklich, um „dem Schutz personenbezogener Daten und dem Recht auf informationeller Selbstbestimmung Rechnung zu tragen“.
Das Bundesverfassungsgericht betont, dass die PKH-Akte nicht Bestandteil der Verfahrensakte ist und körperlich getrennt von den Verfahrensakten geführt wird. Eine Einsichtnahme in diese Akten kommt nur unter den engen Voraussetzungen des § 117 Abs. 2 Satz 2 ZPO in Betracht. Auch im Patentamt werden ärztliche Atteste und psychiatrische Gutachten mit intim-persönlichen Angaben ausdrücklich von der freien Akteneinsicht ausgenommen.
III. Andere Bereiche
Die Notwendigkeit der Separierung sensibler Daten wird in anderen Bereichen ausdrücklich anerkannt.
Im Strafprozessrecht sind medizinische und psychologische Gutachten gesondert abzuheften. Ausnahmen dazu bilden Behörden- und Ärzteerklärungen, die nach § 256 Abs. 1 Nr. 2, 3 oder 4 StPO in der öffentlichen Hauptverhandlung verlesen werden könnten. Insgesamt dient die grundsätzlich gesonderte Abheftung dazu, dass diese Aktenteile im Falle einer zu gewährenden Akteneinsicht schneller separiert werden können.
Im Aufenthaltsrecht sind detaillierte ärztliche Unterlagen wie etwa Gutachten über Traumatisierungen gesondert verschlossen aufzubewahren.
Im Bereich des betrieblichen Eingliederungsmanagements sind die BEM-Akte und die Personalakte zu trennen. Besonders sensible medizinische Daten wie Diagnosen, Reha-Berichte, ärztliche Prognosedaten sind nach der erforderlichen Einsichtnahme regelmäßig an die betroffenen Personen zurückzugeben.
IV. Rechtslage bei ärztlichen Attesten für Terminsverschiebungen
Es gibt -anders als bei PKH-Unterlagen- keine explizite gesetzliche Regelung, die ärztliche Atteste für Terminsverschiebungen zwingend in einem gesonderten Beiheft führen lässt. Die ZPO bietet hier keinen Angriffspunkt.
Das Fehlen einer gesetzlichen Regelung bedeutet jedoch nicht, dass die Praxis der einfachen Heftung unproblematisch ist. In der Offenlegung detaillierter Gesundheitsdaten an Dritte liegt ein Eingriff in das Verarbeitungsverbot des Art. 9 Abs. 1 DSGVO vor, der einer Rechtsgrundlage bedarf.
Es kommen auch Bedenken bezüglich der Verhältnismäßigkeit auf. Das Akteneinsichtsrecht der Parteien nach § 299 Abs. 1 ZPO ist zwar Teil des verfassungsrechtlich geschützten Rechts auf rechtliches Gehör und kann daher nicht wegen datenschutzrechtlicher Erwägungen beschränkt werden. Bei der Akteneinsicht durch Dritte nach § 299 Abs. 2 ZPO ist jedoch eine sorgfältige Abwägung der unterschiedlichen Interessen des Einzelfalles erforderlich. Das Datenschutzrecht der Parteien ist mit dem Informationsbedürfnis des Dritten abzuwägen.
V. Konsequenzen
Ärztliche Atteste für Terminsverschiebungen sollten ähnlich wie PKH-Unterlagen in einem gesonderten Beiheft geführt werden, das vor der Gewährung von Akteneinsicht an Dritte entsprechend entnommen wird.
Alternativ könnten die Atteste so geschwärzt werden, dass nur die für die Beurteilung der Verhandlungsunfähigkeit erforderlichen Informationen sichtbar bleiben, während detaillierte Diagnose unkenntlich gemacht werden.
Außerdem könnten die §§ 117 Abs. 2 S. 2, 127 Abs. 1 S. 2 ZPO, die den Schutz sensibler Daten bei PKH-Unterlagen regeln analog auf ärztliche Atteste angewendet werden. Dafür müssen hinreichende Gründe vorliegen, dass die Prozessbeteiligten keine Kenntnis von der Art der Erkrankung erhalten sollen.
Die Betroffenen könnten weiterhin ausdrücklich in die Offenlegung ihrer Gesundheitsdaten einwilligen. Allerdings sollte eine solche Einwilligung freiwillig, für den konkreten Fall und unmissverständlich erfolgen.
